Genel Sekreter V. Başkan a. Prof. Dr. Abdulkerim Çalışkan imzalı resmi yazıda ''Üniversitelerarası Kurul Doçentlik Komisyonu'nun 8 Ocak 2021 Tarihli 2021/01 sayılı toplantısında; ''Doçentlik jürilerinde görev alan profesörlerin bilim alanı ve anahtar kelimelerinin yeniden düzenlenmesi, YÖKSİS'te yer alan bilim alanı ve anahtar kelimelerin güncellemeler yapıldıktan sonra profesörlere kapatılması, ÜAK Temel Alan bölümünde yapılacak değişikliklerin bilim alanı ile ilgili Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı ile uygun görülen bilim alanı ve anahtar kelimelerin üniversite YÖKSİS yetkilileri tarafından yılda bir kez sadece Aralık ayında yapılmasına karar verilmiştir.''
Bu düzenleme kapsamında, üniversitelerde profesör unvanlı öğretim üyelerinin doçentlik jürisine atanabilmesi için;
* 31 Aralık 2021 tarihine kadar YÖKSİS'de bulunan ÜAK Temel Alan bilgilerini güncellemeleri gerekmektedir. ÜAK Temel Alan bilgilerinin güncellenmesi işlemi, ilgili öğretim üyesi tarafından https://yoksis.yok.gov.tr adresinden YÖKSİS'e giriş yapılarak 31 Aralık 2021 tarihine kadar Personel İşlemleri - Özgeçmiş İşlemleri - Özgeçmiş Oluşturma menüsünde ÜAK Temel Alan bölümü üzerinden gerçekleştirilecektir. Profesörlerin YÖKSİS'te ÜAK Temel Alan bölümünde güncellendikleri bilim alanı bilgisi ile 1. ve 2. anahtar kelime bilgileri doçentlik jüri atamalarında kullanılacaktır.
* 31 Aralık 2021 tarihinden sonra ÜAK Temel Alan bilgisine ilişkin yapılmak istenen ekleme veya değişiklikler, yılda bir kez sadece Aralık ayında (1-31 Aralık tarihleri arasında) ilgili öğretim üyesinin bağlı olduğu üniversitesinin ÜAK Yetkilileri tarafından gerçekleştirilecektir. ÜAK Temel Alan bilgisine ilişkin yapılmak istenen ekleme veya değişiklikler, bilim alanı ile ilgili Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı ile yapılabilecektir.
Belirtilen süreçler, yükseköğretim kurumlarında ÜAK Üniversite Yetkilisi rolüne atanmış kişiler tarafından yürütülecektir. Bu nedenle yükseköğretim kurumlarının, öncelikle ilgili role atanacak kişileri belirlemesi ve Personel Daire Başkanlıkları tarafından da https://yoksis.yok.gov.tr internet adresinde YÖKSİS - Kullanıcı İşlemleri - Kullanıcı Rol Atama menüsü üzerinden tamamlanmasını sağlaması gerekmektedir. Tanımlanan yetkililere, kullanacağı sistem ve süreçte yapacakları işlemlere ilişkin bilgilendirmeler daha sonra Başkanlığımız tarafından yapılacaktır. Başkanlığımız bünyesindeki süreçlerle ilgili görevli personelimize ait bilgilere, Üniversitelerarası ÜAK üniversite yetkilisi olarak belirlenen görevliler YÖKSİS - Kullanıcı İşlemleri menüsünden ulaşabileceklerdir.
Bilgilerini ve bahse konu hakkında ilgililere duyuru yapılması hususunda gereğini rica ederim.'' denilmiştir.