Muhasebat Genel Müdür V. Bakan a. Dr. Nazmi Zarifi GÜRKAN imzalı resmi yazıda “Bakanlığımıza intikal eden bilgilerden, ilgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde düzenlenen taşınır işlem fişlerinin bir örneğinin ıslak imzalı ve mühürlü olarak posta yoluyla veya personel aracılığıyla ilgisine göre muhasebe birimine, harcama birimine veya kamu idarelerine gönderildiği, bu durumun idarelerin posta ve kırtasiye maliyetlerini artırdığı gibi zaman kaybına da neden olduğu anlaşılmaktadır.
18.01.2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliğinin "Devir suretiyle çıkış" başlıklı 24’üncü maddesi, "Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi" başlıklı 30’uncu maddesi ve "Kamu idareleri arasında bedelsiz devir ve tahsis" başlıklı 31’inci maddesi hükümleri gereğince, düzenlenen taşınır işlem fişlerinin bir örneğinin belirlenen sürelerde muhasebe kayıtlarına esas olmak üzere muhasebe birimine, ayrıca ambarlar arası devir işlemlerinde düzenlenen taşınır işlem fişlerinin bir örneğinin de ilgisine göre karşılıklı olarak idare veya harcama birimine gönderilmesi gerekmektedir.
Diğer taraftan, 18.10.2022 tarihli ve 31987 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Harcamaların Elektronik Ortamda Gerçekleştirilmesi" başlıklı Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliğinin (Sıra No: 78) "Bakanlık uygulamaları üzerinden Ödeme Emri Belgesi (ÖEB) ve kanıtlayıcı belgelerin hazırlanması ve muhasebeye iletilmesi" başlıklı 5’inci maddesinde; "Ortak veri tabanında rol bazlı veri girişi yapılarak gerçekleştirme işlemleri tamamlanır.
ÖEB, Bakanlık uygulamalarında oluşturularak rol bazlı gerçekleştirme görevlilerince sistem üzerinden onaylanır, harcama yetkilisi tarafından e-imza ile imzalanır. Süreçte rol alan gerçekleştirme görevlilerinin Bakanlık uygulamaları üzerinde yaptıkları işlemlerin kayıtları veri tabanında tutulur. ÖEB'yi imzalamakla yükümlü tutulan gerçekleştirme görevlisinin sistem üzerindeki onayı mali sorumluluk açısından imza hükmündedir.
Bakanlık uygulamaları üzerinde hazırlanan, yapısal dosya formatı belirlenmiş olan kanıtlayıcı belgeler, ÖEB'ye elektronik ortamda eklenir. Kullanıcıların uygulama üzerinde yaptıkları işlemlerin kayıtları veri tabanında tutulur.
Bakanlık uygulamaları dışında bir uygulama üzerinde hazırlanan, yapısal dosya formatı belirlenmiş kanıtlayıcı belgeler, elektronik ortamda Bakanlık uygulamalarına iletilir ve ÖEB'ye elektronik ortamda eklenir. Kullanıcıların Bakanlık uygulamaları dışında bir uygulama üzerinde yaptığı işlemlerin kayıtları ilgili veri tabanında tutulur.
Yapısal olmayan dosya formatlı kanıtlayıcı belgelerden e-imzalı olmayanlar taratılarak, e-imzalı olanlar elektronik ortamda ÖEB'ye eklenir.
Bakanlık uygulamaları dışında bir uygulama üzerinde hazırlanan kanıtlayıcı belgeler yapısal dosya formatı Bakanlıkça belirlenmiş taşıyıcı belge kullanılarak Bakanlık uygulamalarına iletilebilir.
Kullanıcıların Bakanlık uygulamaları dışında geliştirilen uygulama üzerinde yaptığı işlemlerin kayıtları ilgili veri tabanında tutulur.
Harcama yetkilisi tarafından e-imza kullanılarak imzalanan ÖEB ve kanıtlayıcı belgeler, elektronik ortamda muhasebe birimine iletilir." hükmü yer almaktadır.
Buna göre, Taşınır İşlem Fişlerinin ilgili birimlere iletilmesine ilişkin işlemler uygulama birliğinin sağlanması bakımından, anılan mevzuat hükümleri uyarınca aşağıda yapılan açıklamalar çerçevesinde yürütülecektir:
1)Satınalma suretiyle edinilen taşınırlar için;
a)Bakanlığımız Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemini (TKYS) kullanan idarelerde;
-Elektronik ortamda oluşturulan ve ÖEB'ye bağlanıp harcama yetkilisi tarafından e-İmza kullanılarak muhasebe birimine iletilen Taşınır İşlem Fişleri fiziki ortamda muhasebe birimine gönderilmeyecektir.
b)TKYS kullanmayan idarelerde ise;
-Mevcut taşınır kayıt sistemlerinin Bakanlığımız bilişim sistemleri ile entegrasyonu sağlanıncaya kadar, Taşınır İşlem Fişleri ıslak imza ile imzalandıktan sonra taratılarak, Harcama Yönetim Sisteminde oluşturulan ÖEB'ye eklenip e-İmza kullanılarak elektronik ortamda muhasebe birimine iletilecek olup ayrıca fiziki ortamda ilgili muhasebe birimine gönderilmeyecektir.
-Bilişim sistemleri arasında tam entegrasyon sağlandıktan sonra ise söz konusu Taşınır İşlem Fişlerinin taratılması gerekmeyecektir.
2)Faturaya bağlı oluşturulan değer artırıcı harcamalara ilişkin düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri ise ıslak imza ile imzalandıktan sonra taratılarak, Harcama Yönetim Sisteminde oluşturulan ÖEB'ye eklenip e-İmza kullanılarak elektronik ortamda muhasebe birimine iletilecek, ilgili Taşınır İşlemFişleri ve varsa eki belgeler fiziki ortamda muhasebe birimine gönderilmeyecektir.
3) Diğer şekillerde edinilen (devralma, bağış, yardım vb.) ve ambarlardan çıkışı yapılan (devretme, kullanılmaz hâle gelme, yok olma veya sayım noksanı, hurdaya ayırma vb.) taşınırlar ile ÖEB'ye konu olmayıp değer artırıcı işlem yapılan dayanıklı taşınırlar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri, ıslak imza ile imzalanıp taratıldıktan sonra, kullanılan evrak kayıt ve yönetim sistemi üzerinden güvenli elektronik imza ile imzalanan yazı ekinde ilgisine göre muhasebe birimi, harcama birimi veya kamu idarelerine iletilecek olup, ayrıca fiziki ortamda gönderilmeyecektir.
Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim.” denilmiştir.