Elektronik Ortamda Üretilen Belgelerin Çıktısının Alınmaması ve e-İmza Kullanımı (19 Mart 2024)

İdari İşler Başkanı Doç. Dr. Metin Kıratlı imzalı resmi yazıda ''15.01.2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nun 5'inci maddesinin birinci fıkrasında yer alan ''Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur.'' hükmü ile elektronik imzanın hukuki olarak geçerliliği belirtilmiş olup, resmi yazışmaların elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanabilmesi sağlanmıştır. Bununla birlikte kamu kurum ve kuruluşları arasında uygulama birliğini sağlamak, günümüz teknolojisine ve ihtiyaçlarına uygun resmi yazışma süreçlerini belirlemek amacıyla 09.06.2020 tarihli ve 2646 sayılı Cumhurbaşkanı Kararıyla yürürlüğe konulan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 4'üncü maddesinin birinci fıkrasında yer alan ''Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmi yazışmalar, elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgeler, elektronik ortamda muhatapları ile paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır. Ayrıca, güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz e fizksel ortamda saklanmaz.'' hükmü gereği zorunlu hal veya olağanüstü durum kapsamı haricindeki belgelerin üretim, ileti ve saklama süreçlerinin kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda yürütülmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemeler neticesinde, kamu kurum ve kuruluşlarınca belgelerin elektronik ortamda üretildiği ancak elektronik belge yönetim sistemlerinde (EBYS) dosya bütünlüğünün fiziksel ortamdaki gibi sağlanamadığı, birim değişikliklerinde belgelere erişilemediği gibi bazı istisnai gerekçelerle güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin çıktılarının alınıp saklandığı ve muhataplara iletildiği anlaşılmaktadır.

Yönetmelik hükümlerinin doğru uygulanması amacıyla fiziksel ortamda var olan ve personelin ihtiyaç duyduğu resmi yazışma ve dosyalamaya ilişkin süreçlerin EBYS'lerde de kullanılabilmesi sağlanmalı, bürokrasinin hızlandırılması ile uygulama birliğinin sağlanması adına imza yetkisi bulunan yöneticiler tarafından güvenli elektronik imza kullanılmalı ve elektronik ortamda üretilen belgelerin çıktıları alınmamalıdır.

Bu kapsamda, EBYS'lerde gerekli tedbirlerin alınması; bağlı, ilgili ve ilişkili idarelerinizle merkez ve taşra telklatlarınıza gerekl duyuruların yapılması hususlarında bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim.'' denilmiştir.